Boas gestões sempre geram bons resultados. Seja em casa ou na empresa, compreender as necessidades, entender os objetivos e trabalhar de forma inteligente faz toda a diferença no fim das contas. Desse modo, uma boa gestão de compras se faz necessária no mundo corporativo.
Para facilitar a vida dos profissionais que atuam nesta área, a gestão de compras foi dividida em 7 fases, com o objetivo de embasar os processos de negociação. Desse modo, cada uma delas possui uma série de ações.
Mas além de conhecer essas 7 fases e suas respectivas ações, você também verá 6 dicas de como manter a gestão de compras sempre em dia, em pleno funcionamento.
Os conteúdos compartilhados aqui foram retirados dos e-books “Compras Estratégicas“, da WK Sistemas e “Profissional de compras de sucesso“, do Mercado Eletrônico.
7 fases da gestão de compras
1 – Definição dos requerimentos internos
A definição de requerimentos internos envolve o levantamento de:
- Quais são os processos e padrões;
- Especificações técnicas e contratos;
- Pontos fracos/críticos e riscos;
- Pontos fortes e oportunidades;
- Métricas e indicadores;
- Ações, estratégias e projetos anteriores/futuros.
2 – Análise do mercado fornecedor
A análise do mercado fornecedor envolve:
- Levantamento dos fornecedores no mercado;
- Identificação de processos, custos e tecnologias;
- Análise da dinâmica e tendências de mercado;
- Identificação de grupos estratégicos;
- Geração, validação, envio e coleta de RFIs*;
- Definição dos critérios de avaliação;
- Definição de quais fornecedores participarão do processo;
- Elaboração do modelo de custo total.
3 – Elaboração dos modelos de contratação
A elaboração dos modelos de contratação envolve:
- Revisão das características;
- Análise das alternativas;
- Seleção dos modelos.
4 – Análise dos fornecedores
A análise dos fornecedores envolve:
- Definição dos critérios de avaliação;
- Coleta e análise das informações;
- Classificação (ranking) dos fornecedores;
- Definição dos critérios para acompanhamento de desempenho.
5 – Realização das cotações
A realização das cotações envolve:
- Geração, validação, envio e coleta de RFPs*;
- Análise das RFPs;
- Revisão dos modelos de contratação;
- Revalidação do escopo.
6 – Execução das negociações
A execução das negociações envolve:
- Planejamento das negociações;
- Seleção das negociações finalistas;
- Definição das estratégias de negociação;
- Geração dos roteiros de negociação;
- Geração das avaliações dos fornecedores;
- Validação dos indicadores e métricas;
- Obtenção da aprovação final;
- Escolha dos fornecedores vencedores.
7 – Implementação dos contratos de fornecimento
A implementação dos contratos de fornecimento envolve:
- Geração de contratos.
- Planejamento das implantações.
- Definição de processos, estruturas e responsabilidades.
- Comunicação dos envolvidos.
- Organização e arquivamento dos documentos.
Dicas para a gestão de compras
1. Conhecer o mercado
Vivemos um momento onde a concorrência é grande e os serviços e produtos oferecidos pelas empresas são bastante parecidos. Por isso, o profissional de compras precisa conhecer as práticas do mercado, especialmente as melhores.
Portanto, utilizar o que é bom e está dando certo em outros locais pode ser uma boa ideia para melhorar no dia a dia.
2. Acompanhar tudo de perto
É fundamental que, em uma gestão de compras, exista um acompanhamento personalizado de cada departamento da empresa. Dessa forma é possível ser mais eficaz, fazendo as compras realmente quando necessário.
3. Saber o que fazer
Para isso, um plano de ação é de extrema utilidade. Isso porque o “não saber o que fazer” pode gerar dores de cabeça chatíssimas.
Portanto, o melhor a se fazer é otimizar as atividades e realizar cada tarefa com critérios já bem definidos.
Sendo assim, compras emergenciais passam a acontecer somente quando são, de fato, emergências, e não por falhas.
4. Cuidar das cotações
Algumas empresas possuem um fluxo de informações gigante, o que pode dificultar a gestão de compras. Mas é possível lidar bem com esse problema.
O mais recomendado é cuidar das cotações de forma automatizada, evitando a perda de dados, bem como a deturpação de resultados. Além disso, a automatização também gera mais produtividade, não só facilitando as tomadas de decisão, mas também as tornando mais acertadas.
5. Fazer pedidos de forma automática
Bem como nas cotações, na hora de fazer pedidos a automação também se mostra uma grande aliada. Com um volume grande de pedidos a serem feitos, a tecnologia chega ocupando papel de protagonista no dia a dia da gestão de compras. Isso porque, através dela, o processo como um todo ganha em agilidade e eficácia.
6. Seguir regras e documentar cada passo
O compliance vem se tornando cada vez mais importante nas empresas, sobretudo nos setores de compras. Dessa forma, é possível garantir a integridade de cada transação.
Criando regras rígidas, mas que sejam claras, a gestão de compras ganha em idoneidade. Ou seja, é possível evitar que conflitos de interesses com os objetivos interfiram nos negócios.
Para tanto, o ideal é documentar e controlar cada fase dos processos de aquisição em um ambiente virtual. Desse modo o risco de falhas é reduzido, bem como o de fraudes. Além disso, um histórico é criado, e pode ser facilmente acessado e as auditorias também são facilitadas.
Com essas informações você certamente poderá melhorar sua gestão de compras e garantir resultados melhores para a sua empresa!
Quer mais dicas como essas? Então continue no nosso blog! Veja Os benefícios da tecnologia para manter uma boa gestão do setor de compras nos supermercados
